在會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中，對(duì)圖像記錄的要求不僅僅是簡(jiǎn)單易懂，對(duì)圖像記錄員來(lái)說(shuō)，把握會(huì)場(chǎng)的狀況，時(shí)刻思考此時(shí)此刻需要記錄什么是很重要的。

會(huì)議三個(gè)階段

一、收集：集中散亂的話(huà)語(yǔ)。

在各種談話(huà)討論雜亂交織的狀況下，首先要做的就是認(rèn)真傾聽(tīng)大家的發(fā)言，并把它們整合集中在一起。討論時(shí)無(wú)形的混亂會(huì)使人感到不安，但只要將其進(jìn)行即時(shí)可視化處理，會(huì)場(chǎng)的氛圍就能夠變得積極向前。此外，語(yǔ)言可視化也更方便指出你比較在意的部分，討論就自然地被賦予了活力。

收集

二、再構(gòu)造：從現(xiàn)實(shí)問(wèn)題出發(fā)，對(duì)課題進(jìn)行再定義。

有時(shí)，從外表看來(lái)討論進(jìn)行得熱火朝天，但很多時(shí)候現(xiàn)實(shí)情況卻是消極想法彌漫、分歧碰撞過(guò)多導(dǎo)致停滯不前。此時(shí)，不要假裝無(wú)視這種情況，而是應(yīng)該原原本本地記錄下來(lái)，這樣反而能使參會(huì)者站在客觀的視角，更加積極地思考問(wèn)題。

再構(gòu)造

三、合作：以解決問(wèn)題為目標(biāo)令全員努力。

在各界人士聚集的場(chǎng)合，人們往往不傾向于表達(dá)自己的看法。這種情況下，就要準(zhǔn)備使用圖像記錄去展示并共享大家的想法。面對(duì)面時(shí)無(wú)法說(shuō)出的真心想法，可以通過(guò)圖像記錄大膽地分享。這樣還能夠創(chuàng)造出一種接納的氛圍，能夠把與對(duì)方的不同看法也當(dāng)做是問(wèn)題的多樣性而愉快接受。

合作

Aggregation（收集）: 集中散亂的話(huà)語(yǔ)

一、怎樣開(kāi)始圖像記錄？

首先可以提前向主辦方簡(jiǎn)單提議：為了便于整理會(huì)議內(nèi)容，請(qǐng)讓我擔(dān)任會(huì)議記錄。然后，提前向大家傳達(dá)這樣的思想：感到困惑時(shí)，如果可以回顧之前的談話(huà)內(nèi)容，或許能夠從會(huì)議記錄中找出自己在意的地方。以便促進(jìn)大家在會(huì)議中積極發(fā)言。如果還沒(méi)來(lái)得及和主辦方交流，會(huì)議就開(kāi)始了的話(huà)，可以在會(huì)議中提出“試著來(lái)整理一下會(huì)議內(nèi)容吧”，然后逐漸靠近白板，開(kāi)始進(jìn)行圖像記錄。

事先向主辦方傳達(dá)“想做會(huì)議記錄”的意愿

如果迫切想要在會(huì)議中實(shí)踐的話(huà)，就舉手自薦，主動(dòng)承擔(dān)會(huì)議記錄的整理任務(wù)。

怎樣開(kāi)始圖像記錄？

二、使用什么工具？

在會(huì)議中進(jìn)行圖像記錄，不需要什么特殊的道具。只要有供日常會(huì)議使用的白板和筆就足夠了。萬(wàn)一沒(méi)有白板的話(huà)，可以在墻上貼白紙，或者在桌子上鋪開(kāi)白紙使用也是可以的。比起在什么東西上記錄，記錄所在的位置更為重要，最好提前就把白板放在參會(huì)者全員都能看到的位置。如果可以的話(huà)，還能讓參會(huì)者也使用白板進(jìn)行說(shuō)明，所以可以圍繞白板設(shè)置參會(huì)者的位置。

使用什么工具？

三、記錄時(shí)要注意的事情？

雖然圖像記錄在快速把握全體內(nèi)容方面有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，但是若使用方法錯(cuò)誤，也有可能會(huì)導(dǎo)致討論的發(fā)展方向發(fā)生扭曲。比如，如果硬要把一些人的意見(jiàn)進(jìn)行組合的話(huà)，恐怕會(huì)導(dǎo)致結(jié)論的改變。別看它只是一份記錄，可是留下來(lái)的記錄往往比實(shí)際的發(fā)言本身更具有扭曲現(xiàn)實(shí)的力量。我們要意識(shí)到這種危險(xiǎn)性。為了避開(kāi)這種狀態(tài)，在進(jìn)行圖像記錄時(shí)，我們需要遵守以下三點(diǎn)。

1.擁有目的意識(shí)

對(duì)于“為什么要把討論內(nèi)容可視化”這個(gè)問(wèn)題，要有自己的答案。就像你不認(rèn)為繪制本身是圖像記錄的目的那樣，萬(wàn)一對(duì)于進(jìn)行圖像記錄的目的意識(shí)沒(méi)有共同認(rèn)識(shí)的話(huà)，你也要具備不做會(huì)議記錄的勇氣。

2.保持公平之心

與討論和對(duì)話(huà)的目的有關(guān)的所有意見(jiàn)都要平等地對(duì)待。就算做不到全部畫(huà)出來(lái)，即便只記下關(guān)鍵詞，也必須要有所記錄。萬(wàn)一有所遺漏心中感到不安，不要自己妄加判斷，去問(wèn)問(wèn)參會(huì)者吧。

3.以事實(shí)為基準(zhǔn)

在圖像記錄中加入記錄者的解釋說(shuō)明而使內(nèi)容發(fā)生改變，或進(jìn)行個(gè)人的創(chuàng)作行為是不可以的。但是，由于要一字一句完全依照原話(huà)嚴(yán)密地記錄是不可能的，所以記錄員要做的就是對(duì)現(xiàn)實(shí)進(jìn)行適度的概括。如果自己也有想法，要發(fā)言之后再加入記錄當(dāng)中。

以事實(shí)為基準(zhǔn)

四、畫(huà)錯(cuò)的話(huà)會(huì)感到害怕和羞恥

如果稍微有不安的感覺(jué)，可以就圖像記錄向參會(huì)者確認(rèn)“是這樣嗎”。即使參會(huì)者突然說(shuō)“錯(cuò)了”、“有點(diǎn)不對(duì)”，也沒(méi)必要有罪惡感。因?yàn)槿绻旧頉](méi)有把討論內(nèi)容可視化的話(huà)，人們甚至注意不到彼此認(rèn)識(shí)上的分歧。要把這種錯(cuò)誤的指出當(dāng)做一種有益的發(fā)現(xiàn)，“發(fā)現(xiàn)了錯(cuò)誤，真的太好了。那么是哪里出了什么錯(cuò)呢”，這樣一邊提出問(wèn)題一邊修正。為了使錯(cuò)誤記錄被發(fā)現(xiàn)，通常要在發(fā)言人能看到的位置進(jìn)行圖像記錄。

五、全部寫(xiě)成了文字

試著在實(shí)際的會(huì)議中進(jìn)行操作你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你可能沒(méi)有足夠的時(shí)間去畫(huà)圖像，而只寫(xiě)出了全是文字的條條框框，但是也沒(méi)必要感到焦慮。文字多一點(diǎn)或圖像多一點(diǎn)都無(wú)關(guān)緊要。比起文字的多少，更重要的是要看你是否抓住并表現(xiàn)出了討論的主旨。要達(dá)到熟練畫(huà)出更簡(jiǎn)明易懂的圖像的程度，要經(jīng)過(guò) 4 個(gè)階段的訓(xùn)練。與其在還沒(méi)有了解主要內(nèi)容的情況下勉強(qiáng)畫(huà)出一個(gè)不清晰的架構(gòu)，倒不如首先以文字為主去表現(xiàn)出主旨。記錄過(guò)程中可以加入一些簡(jiǎn)單的標(biāo)記和分類(lèi)，從而慢慢提升記錄的水準(zhǔn)。

六、不知道用于表現(xiàn)結(jié)構(gòu)的合適的框架體系

在討論中可以使用的框架種類(lèi)之多，從有專(zhuān)門(mén)介紹其的書(shū)籍上就可見(jiàn)一斑，因此無(wú)法全部進(jìn)行說(shuō)明，在這里我們介紹一下其中 6 種。只要一邊思考“在這個(gè)場(chǎng)合，什么信息是重要的”一邊進(jìn)行選擇的話(huà)，就能選出比較合適的框架了。即使無(wú)法立刻選出正確的框架，也可以首先進(jìn)行標(biāo)記和分組，在知道了重要的部分之后再重新畫(huà)。

Reframing(再構(gòu)造):消除討論方向的偏離

一、意見(jiàn)發(fā)生碰撞導(dǎo)致氣氛逐漸升溫

當(dāng)會(huì)議向參會(huì)者互相批判對(duì)方意見(jiàn)的方向發(fā)展，現(xiàn)場(chǎng)氣氛開(kāi)始升溫時(shí)可以試著問(wèn)一下主持人“我想整理一下現(xiàn)在產(chǎn)生的課題，我們的目標(biāo)是解決什么問(wèn)題呢”。然后提出“將全體內(nèi)容分為事實(shí)、課題和理想三部分整理吧”，這樣大家就能恢復(fù)冷靜的心態(tài)，應(yīng)該就可以繼續(xù)進(jìn)行有建設(shè)性的討論了。雖然發(fā)生了意見(jiàn)的碰撞，但大家想要解決問(wèn)題的心情都是一樣的，所以首先為了能讓大家看到目的地，就把討論內(nèi)容在白板上進(jìn)行可視化吧。

二、有生氣、不滿(mǎn)的人

如果現(xiàn)場(chǎng)有不接受討論內(nèi)容的，總是做出否定性的發(fā)言，表示“即使這么做了也是沒(méi)用的“我不這么認(rèn)為”等這樣的人存在的話(huà)，不是要用語(yǔ)言向他提出問(wèn)題，要求他回答，而是要試著使用畫(huà)圖像的方式去問(wèn)他“那么如果是這樣呢”。如果意見(jiàn)不一的話(huà)，把對(duì)方的想法也畫(huà)進(jìn)圖像記錄中，把雙方的分歧可視化。

這樣雙方都可以擁有建設(shè)性的信息共有，即到底是對(duì)于哪一點(diǎn)不同感到生氣。即使對(duì)方可能會(huì)有一些情緒，但是這件事中已經(jīng)加入了圖像記錄，就能達(dá)到不輕易成為大家的壓力的效果。

三、有人會(huì)想要說(shuō)一些偏離當(dāng)下議題的內(nèi)容

那就把偏離的內(nèi)容也在視覺(jué)上傳達(dá)出來(lái)吧?！鞍?？現(xiàn)在說(shuō)這個(gè)”、“剛才沒(méi)有說(shuō)這個(gè)吧”等，會(huì)議中總會(huì)突然出現(xiàn)一些人，說(shuō)一些偏離當(dāng)下議題的話(huà)。這時(shí)不要無(wú)視，而是要把他說(shuō)的內(nèi)容用圖像表達(dá)出來(lái)，讓大家都意識(shí)到這種偏離。如果對(duì)于那些偏離主題的話(huà)直接用語(yǔ)言指出“現(xiàn)在說(shuō)的不是這個(gè)”的話(huà)，總有一些否定的意味在里面，而用圖像表示則會(huì)愉快一些，而且還可能從偏離主題的話(huà)語(yǔ)當(dāng)中得到啟發(fā)。

Collaboration(合作)：共享各種不同的想法

一、想要在各界人士初次聚集時(shí)成功打造一支堅(jiān)固的團(tuán)隊(duì)

為了創(chuàng)造出新的東西，讓擁有各種各樣背景的人聚集起來(lái)是最快的辦法。但是這些成員多樣性豐富，所認(rèn)為的重要的價(jià)值觀和思考方法都不同，所以很容易產(chǎn)生分歧。在開(kāi)始初次見(jiàn)面時(shí)，通過(guò)分享自己的想法，容易縮短彼此之間的距離。讓參會(huì)者在簽條或 A4 紙上提前寫(xiě)下自己在本次工作中想要達(dá)成的目標(biāo)、自己擅長(zhǎng)的事情吧。然后再用 3 分鐘左右的時(shí)間，讓大家各自進(jìn)行發(fā)表呈現(xiàn)。

想要在各界人士初次聚集時(shí)成功打造一支堅(jiān)固的團(tuán)隊(duì)

通過(guò)共享彼此的想法，可以縮短距離。用3分鐘左右的時(shí)間讓大家在簽條或A4紙上寫(xiě)出來(lái)，然后進(jìn)行小演講。

二、想要在想出辦法時(shí)活用

想出辦法的方法多種多樣，這里介紹一下用圖像記錄為頭腦風(fēng)暴提供支持的方法。頭腦風(fēng)暴是遵循重視數(shù)量、結(jié)合具體辦法展開(kāi)工作、不輕易下判斷下結(jié)論、即使是粗略的想法也歡迎這 4 項(xiàng)原則而進(jìn)行的。如果只是一邊在簽條上書(shū)寫(xiě)一邊進(jìn)行的話(huà)，也能達(dá)到其應(yīng)有的氣氛，但是只使用文字是不太好理解的。如果讓圖像記錄員把這些內(nèi)容通過(guò)繪畫(huà)表示出來(lái)，可以為讀者的直觀理解提供幫助。

想要在想出辦法時(shí)活用

只有文字的白板，雖然可以記錄事實(shí)，但是卻沒(méi)有畫(huà)面感。此外，人們不知道彼此的想法是否合拍，在互相交流方面會(huì)花費(fèi)時(shí)間。

三、不想被口才好的人的意見(jiàn)所左右

當(dāng)投票選擇“哪一個(gè)好”的時(shí)候，總是說(shuō)不出自己的選擇好在哪里，結(jié)果總是容易被善于表達(dá)的口才好的人的意見(jiàn)所左右。那就把覺(jué)得好的原因可視化吧。例如，覺(jué)得十分有可行性的就貼上紅色標(biāo)簽，覺(jué)得有速效性的就貼上藍(lán)色的標(biāo)簽等，提前設(shè)定好投票的標(biāo)準(zhǔn)之后再進(jìn)行投票吧。通過(guò)這樣的投票，不僅可以使想法得到可視化表現(xiàn)，而且由于大家都聚集在白板周?chē)?，自然就?huì)產(chǎn)生對(duì)話(huà)交流，還能得到討論更加活躍、思考更加深化的效果。

四、想要在會(huì)議總結(jié)時(shí)活用

在每一個(gè)人的議題都做完之后，會(huì)議將要順利結(jié)束的時(shí)候，試著在會(huì)議記錄中加入一些大家對(duì)本次會(huì)議的回顧吧，比如今后想要進(jìn)一步探討的內(nèi)容，感到滿(mǎn)意的內(nèi)容等。如果自己的想法可以通過(guò)圖像被記錄下來(lái)的話(huà)，平常不會(huì)說(shuō)出來(lái)的本質(zhì)的想法和富有個(gè)性的觀點(diǎn)也會(huì)不知不覺(jué)跳出來(lái)的。

從那當(dāng)中找出下次項(xiàng)目的點(diǎn)子和需要討論的論點(diǎn)，以供下次使用。比起只有圖像記錄員一個(gè)人在單方面地做總結(jié)，要盡量收集更多反饋，努力形成一個(gè)有主體性的團(tuán)隊(duì)。

《讓你的會(huì)議可視化：用圖形符號(hào)快速記錄會(huì)議內(nèi)容》